Digitale kommunikasjonsverktøy som Workplace by Facebook, Slack og Yammer er på full fart inn på norske arbeidsplasser. Men det betyr ikke at sjefen nå bare kan sitte bak en skjerm å kommunisere med sine ansatte. Nesten 4 av 10 arbeidstakere sier disse verktøyene ikke reduserer behovet for fysisk kommunikasjon med lederen sin. Ledertrener i Dale Carnegie Training Norge, Grete Valseth, gir deg fire råd til hvordan du kan håndtere inntoget av de nye digitale verktøyene – og hvordan du kan få det beste ut av disse.

 

Fysisk tilstedeværelse
Selv om stadig mer av arbeidslivet digitaliseres, noe som i seg selv er svært positivt, er fortsatt fysisk kommunikasjon essensielt for god ledelse. Lederne kan ikke gjemme deg bak skjermen, kommunisere digitalt og tro at det er nok.Viktigheten av at en leder er til stede kommer også frem i en landsrepresentativ undersøkelse utført av YouGov på vegne av Dale Carnegie Training. Der sier over 37 prosent av arbeidstakerne at digitale verktøy ikke reduserer behovet for fysisk kommunikasjon med nærmeste leder. 31 prosent mener at behovet reduseres.Utfordringen med skriftlig kommunikasjon er at nyanser kan bli borte, og ikke fanger opp kroppsspråket til den som kommuniserer. Det kan lede til misforståelser og feiltolkninger av budskapet. Det er kommunikasjon i alt vi gjør, og det er kvaliteten på vår kommunikasjon som avgjør hvordan vi blir forstått, og hvor stor gjennomslagskraft vi får.Teknologien endrer seg, men vi mennesker fungerer fortsatt ganske likt: Vi er sosiale vesener og har behov for å bli sett. Vi kan være sosiale på sosiale medier, men det kan ikke erstatte det å være sosial i det virkelige liv. Skal en leder skape prestasjoner trenger han eller hun å bli kjent med og forstå hvordan hver enkelt medarbeider motiveres.

 

Facebook i arbeidstiden er ikke nødvendigvis negativt, men det må brukes rett
Flere av de bedriftene vi jobber med bruker Facebook at Work. De ser at ansatte blir dyktigere til å dele kompetanse og erfaring med sine kollegaer. Dette har resultert i mer åpenhet, bedre informasjonsflyt og økt stolthet. Helt konkret så har en av bedriftene vi i Dale Carnegie Training Norge jobber med halvert brukt av e-post og kortet ned møtetid på grunn av de digitale verktøyene de bruker. Et annet viktig aspekt, er at det har blitt lettere å anerkjenne hverandres prestasjoner.Verktøy som Facebook at Work gjør det mulig å kommunisere både oftere og bedre mellom ansatte og ledere. Samtidig mener jeg at den personlige dialogen fortsatt vil være avgjørende for å utøve effektivt lederskap. Med andre ord, mye informasjon kan spres digitalt mens andre saker bør vi strebe etter å gjennomføre ved fysisk møte.

 

Forbered deg på en ny generasjon ansatte, men ikke tenk at de vil ha alt digitalt
Det er nødvendig å være åpen for nye kommunikasjonsplattformer. Det kommer nye generasjoner til, som har et helt annet forhold til digitalisering og teknologi, sammenlignet med oss som har vært i arbeidslivet i noen år.Naturlig nok er det forskjeller når vi ser på de ulike aldersgruppene. I vår undersøkelse ser vi at de yngste er klart mest positive til digitale verktøy, mens de eldste arbeidstakerne er de som er mest skeptisk. Til tross for at de yngste er mest positive (35 prosent), så sier hele 30 prosent at de er negative til at digitale verktøy kan ta over for fysisk kommunikasjon. Fysisk tilstedeværelse og tilgjengelighet er nødvendig selv i en tidsalder hvor alt skal være digitalt.

 

Snakk med ansatte
Det som er helt sikkert, er at de teknologiske kommunikasjonsverktøyene er nye for de fleste av oss, og det er derfor lite forskning på hvordan disse faktisk fungerer i praksis. Spør dine ansatte om hvordan de vil bli kommunisert til, da ikke alle former passer alle. Det viktigste når vi bestemmer oss for å bruke sosiale medier som et verktøy, er å tenke hvordan det skal kobles mot kjernevirksomheten og strategien i selskapet. På den måten vil det gi størst verdi for ditt selskap.Hør med de ansatte hvordan de vil at kommunikasjonen innad i bedriften skal foregå, og ta en temperaturmåling internt: Er kommunikasjonsverktøy som Facebook at Work, Slack og Yammer noe for dere? Eller vil en kombinasjon av disse verktøyene gi et større engasjement? Her gjelder det å prøve seg frem, og se hva som fungerer.

 

Konklusjon: Vær åpen for å prøve nye måter å kommunisere på, men glem aldri viktigheten av de gode samtalene!

 

– Grete Valseth

 

Undersøkelsen er gjennomført av analyseinstituttet YouGov. Det er i perioden 28/9 – 2/10 gjennomført til sammen 1005 CAWI-intervjuer med personer 18-74 år.

 

Kategorier: Kommunikasjon